Begrippenkader

  • Activiteit: openbare en algemeen toegankelijke publiekspresentatie.
    • Dit betekent dat iedereen die de activiteit wil bijwonen c.q. daaraan wil deelnemen in beginsel welkom is.
  • Algemeen toegankelijk: er mogen geen belemmeringen zijn aangaande de deelname aan en de toegankelijkheid van de activiteit voor de deelnemers, bezoekers e.d.
    • De ruimte waarin de activiteit plaatsvindt moet goed toegankelijk zijn voor mensen met beperkingen.
    • De activiteit moet in beginsel toegankelijk zijn voor iedereen, ongeacht leeftijd, geslacht, ras, geloof, enzovoorts. Uitzonderingen zijn activiteiten die specifiek zijn gericht op jeugd en jongeren, mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en mensen met een niet-westerse culturele achtergrond.
  • Begroting: overzicht van baten en lasten.
    • Een aanvraag kan alleen in behandeling worden genomen als er sprake is van een sluitende begroting (baten en lasten zijn met elkaar in evenwicht, dus ‘onderaan de streep gelijke bedragen’).
    • Als bij de uitvoering van de activiteit daartoe aantoonbaar gekwalificeerde vrijwilligers de plaats innemen van professionals kan op de begroting een bedrag worden opgenomen van maximaal € 35,00 per uur. Dit betreft specifieke aan de openbare presentatie gerelateerde inzet t.b.v. de techniek (geluid, licht en beeld), en niet t.b.v. inzet voor garderobe, gastvrouw, etc.
    • Alle bedragen in zowel begroting als financiële verantwoording moet zijn opgenomen inclusief BTW.
  • Bestuur: het bestuur van Stichting Cultuurfonds Culemborg bestaat uit:
    • Algemeen Bestuur (AB): neemt de besluiten.
    • Dagelijks Bestuur (DB): bereidt de besluitvorming binnen het AB voor en voert deze uit.
    • Bestuurlijk Ondersteuner (BO): maakt geen deel uit van het bestuur en heeft derhalve geen formele bevoegdheden.
  • Bijdrage: een financiële bijdrage van, in beginsel, maximaal 34% van de aan de culturele activiteiten verbonden sluitende begroting van baten en lasten.
    • Het CFC verstrekt alleen financiële bijdragen, en nooit bijdragen in de vorm van goederen of diensten.
    • De bijdragen worden uitsluitend verstrekt voor het realiseren van aan cultuur gerelateerde activiteiten die door het CFC als zodanig worden benoemd in het besluit tot bijdrageverlening.
    • De bijdrage is (in beginsel) maximaal 34% van de begroting die is gekoppeld aan de cultuur-gerelateerde activiteiten.
    • Een aanvraag wordt alleen in behandeling genomen als er sprake is van een ‘sluitende begroting’ (baten en lasten zijn met elkaar in evenwicht, dus ‘onderaan de streep gelijke bedragen’).
    • Er kan geen sprake zijn van ‘combi-bijdragen’ c.q. ‘koppelsubsidies’.
  • Bijdrageplafonds: maximumbedragen per aanvrager per categorie.
    • Rechtspersoon: maximaal € 10.000,00 per jaar.
    • Natuurlijke persoon: maximaal € 500,00 per aanvraag.
    • Per categorie:
      • Professionele instellingen: 35% van het totale budget.
      • Vrijwilligersorganisaties: 35% van het totale budget.
      • Bijzonder en experiment: 15% van het totale budget.
      • Bijzonder (bv. kwaliteitsverhoging): 15% van het totale budget.
    • Elk jaar wordt in juli vastgesteld of de budgettaire uitputting per categorie leidt tot aanpassing van de bijdrageplafonds.
  • Bijdrageverstrekking: het verstrekken van een bijdrage kent de volgende fasen:
    • Aanvraag tot bijdrageverlening: door aanvrager.
    • Beoordeling aanvraag: door CFC.
    • Besluit tot bijdrageverlening: door CFC.
    • Realisatie activiteit: door aanvrager.
    • Aanvraag tot bijdragevaststelling: door aanvrager.
    • Besluit tot bijdragevaststelling: door CFC.
  • CFC: Stichting Cultuurfonds Culemborg.
  • Criteria: de aan een aanvraag gestelde eisen.
    • De aan de bijdrageverstrekking gestelde eisen zijn bindend voor de aanvragers van bijdragen.
    • De criteria zijn gebaseerd op het Beleidsplan van CFC.
    • De CFC-bijdrage functioneert bij de bijdragevaststelling altijd als sluitpost. Dat wil zeggen dat een CFC-bijdrage pas kan worden vastgesteld als binnen de afrekening alle andere posten van baten en lasten definitief zijn.
    • Het verleende bedrag geldt daarbij altijd als maximaal vast te stellen bedrag.
  • Cultuur: activiteiten die behoren tot de volgende disciplines:
    • Podiumkunsten:
      • Muziek: klassiek, blaasmuziek, zang, populaire muziek – mits in de vorm van een publiekspresentatie.
      • Theater: toneel, pantomime, improvisatietheater, etc.
      • Dans: ballet (klassiek en modern), volksdansen, etc.
    • Beeldende kunst en vormgeving:
      • Tweedimensionaal: schilderen e.d.
      • Driedimensionaal: beeldhouwen e.d.
      • Media: film, fotografie, video, multimedia, etc.
    • Literatuur: een activiteit waarin proza of poëzie centraal staat.
      • Betreffende aanvragen in het kader van het (doen) uitgeven van literatuur gelden enkele ‘globale criteria’ ten aanzien van de begroting:
        • Oplage > 750 exemplaren.
        • Verkooppercentage > 75%.
        • Verkoopprijs:
          • < € 25,00
          • Maximaal € 0,15 per pagina
        • Qua inhoud en doelgroep primair gerelateerd aan en gericht op Culemborg.
    • Cultureel erfgoed: materieel en immaterieel.
      • Het verzorgen van presentaties en publicaties over cultureel erfgoed.
      • Publicaties moeten laagdrempelig zijn en door toegankelijk taalgebruik beschikbaar voor een groot publiek.
      • Oplage van minimaal 1.000 exemplaren, verkrijgbaar in de boekhandel, voorzien van ISBN-nummer, en met een maximumprijs van € 10,00 per 100 pagina’s.
    • Exposities waarin kunst en/of erfgoed centraal staan.
      • Het verzorgen van presentaties die niet zijn gericht op de verkoop van ‘eigen kunst’ van de exposant.
      • Ten behoeve van het publiek moet de expositie worden begeleid door een informatieve, laagdrempelige prospectus. 
    • Mengvormen van bovenstaande disciplines.
      • Bv. muziek en dans, media en theater, etc.
  • Deelnemers: zij die actief, receptief dan wel passief deelnemen aan een activiteit.
    • Activiteiten waarbij sprake is van een actieve deelname genieten bij de beoordeling een hogere prioriteit dan activiteiten waarin sprake is van een passieve deelname.
  • Formele vaststelling: vaststelling van de bijdrage als de aanvraag daartoe niet binnen 6 weken na afloop van de activiteit is ingediend.
    • Als een aanvraag tot vaststelling van de bijdrage niet binnen 6 weken na afloop van de activiteit is ingediend ontvangt de in gebreke gebleven aanvrager een herinnering.
    • Als aan de herinnering geen gehoor wordt gegeven vindt een formele vaststelling van de bijdrage plaats.
    • de hoogte van de bijdrage wordt vastgesteld op basis van de gegevens waarover het CFC op dat moment beschikt, met een maximum van 50% van het eerder verleende bedrag.
  • Hardheidsclausule: het bestuur van het CFC behoudt zich recht voor in bijzondere gevallen af te wijken van de door haar vastgestelde criteria.
    • In beginsel wordt de hardheidsclausule alleen toegepast als de realisatie van een artistiek hoogwaardige activiteit, naast bijdragen door derden, niet kan worden gerealiseerd met een CFC-bijdrage van maximaal 34% van de aan het cultuurelement gerelateerde begroting.
  • Invordering van teveel verleend voorschot.
    • Indien de bijdragevaststelling leidt tot terugvordering van (een gedeelte van) het voorschot moet de aanvrager het aan het CFC verschuldigde bedrag binnen 14 dagen na de bijdragevaststelling aan het CFC overmaken.
    • Indien de aanvrager in gebreke blijft wordt de volgende procedure toegepast:
      • Betalingsherinnering: binnen 14 dagen te betalen.
      • 1e aanmaning (indien geen gehoor is gegeven aan de betalingsherinnering): binnen 14 dagen te betalen, met een waarschuwing betreffende de te betalen meerkosten bij een tweede aanmaning.
      • 2e aanmaning en incassobureau: indien binnen 14 dagen na het verzenden van de 1e aanmaning hieraan geen gehoor is gegeven wordt een incassobureau ingeschakeld, waarbij het terug te vorderen bedrag wordt verhoogd met de daaraan verbonden kosten. 
      • Deurwaarder: indien na bovenstaande stappen nog altijd niet betaald is wordt er een deurwaarder ingeschakeld. Alle daaruit voortvloeiende meerkosten komen voor rekening van de aanvrager.
  • Lasten: de aan een activiteit verbonden uitgaven.
    • Onder deze generieke term vannen de direct aan een activiteit gerelateerde kosten en uitgaven.
    • De zogenaamde randprogrammering en uitgaven in de sfeer van de horeca vallen hier niet onder.
  • Natuurlijke persoon:
    • Een persoon of groep van personen, zonder de juridische status van een rechtspersoon (zoals een comité).
    • Als er sprake is van een groep van natuurlijke personen moet de aanvraag zijn ondertekend door minimaal 3 volwassenen.
  • Niet ontvankelijk: niet in behandeling genomen.
    • Als de aanvraag niet voldoet aan de daaraan door het bestuur vastgestelde criteria kan de aanvraag niet in behandeling worden genomen.
    • In het verlengde daarvan wordt de aanvrager in de gelegenheid gesteld een aanvraag in te dienen die wel aan de criteria voldoet.
    • De indientermijn van 12 weken voorafgaand aan de datum waarop de activiteit, c.q. de eerste van een reeks activiteiten plaatsvindt, gaat in op de datum waarop de wel aan de criteria voldoende aanvraag door het CFC ontvangen wordt.
  • Openbaar: iedere belangstellende moet de activiteit bij kunnen wonen en, indien dat de opzet is, daaraan actief deel kunnen nemen.
    • Daaronder vallen niet de activiteiten die specifiek gericht zijn op een bepaalde doelgroep, anders dan jongeren (tot 18 jaar) en ouderen (vanaf 65 jaar).
  • Rechtspersoon: bij de notaris is een oprichtingsakte gepasseerd, zoals bij een vereniging of stichting.
  • Verkorte procedure: een verkorte aanvraagprocedure wordt toegepast bij aanvragen tot maximaal € 500,00. Verkort houdt in dat verlening en vaststelling in één besluit worden vastgelegd, en dat er na afloop van de activiteit geen financiële verantwoording wordt ingediend door de aanvrager.
    • Een verkorte en vereenvoudigde afhandeling van aanvragen vindt plaats als de aanvraag wordt ingediend door een natuurlijke persoon.
    • De verkorte procedure is daarnaast van toepassing op alle aanvragen betreffende een tentoonstelling in het kader van beeldende kunst en vormgeving.
    • Het bedrag van maximaal € 500,00 is, ongeacht het aantal deelnemende professionele kunstenaars, van toepassing op tentoonstellingen op één locatie op gelijke data.
    • Een professioneel kunstenaar is een kunstenaar die als zodanig is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
    • Als een tentoonstelling op meerdere locaties plaatsvindt dient een volledig ingevuld activiteitenplan met begroting te worden ingediend.
    • Tentoonstellingen die worden ingericht in een eigen atelier komen niet voor een CFC-bijdrage in aanmerking.
    • Bijdragen boven een bedrag van € 500,00 worden uitsluitend verstrekt aan rechtspersonen (meestal vereniging of stichting).

 

Criteria m.b.t. de activiteiten

  1. De activiteit:
    • Vindt plaats binnen de gemeentegrenzen van Culemborg
    • Alleen in bijzondere gevallen kan daarvan worden afgeweken, bijvoorbeeld als er binnen de stad Culemborg geen voor de activiteit geschikte accommodatie aanwezig is.
    • Is primair gericht op de inwoners van Culemborg.
      • Dit houdt bv. in dat PR-kosten alleen in aanmerking komen voor een bijdrage als deze zijn gericht op de inwoners van Culemborg.
    • Is openbaar en algemeen toegankelijk.
      • Openbaar impliceert hierbij wel dat er entree mag worden geheven ter dekking van de kosten.
      • Algemeen toegankelijk wil zeggen dat er geen beperkingen aanwezig zijn t.a.v. de deelname, ook niet naar leeftijd of geslacht.
      • Activiteiten van godsdienstige, levensbeschouwelijke en/of politieke aard komen nooit in aanmerking voor een CFC-bijdrage.
    • Mag geen winstoogmerk hebben.
      • De activiteit mag qua opzet niet gericht zijn op het verkrijgen van een batig saldo. Wel moet er sprake zijn van een sluitende begroting.
    • Is qua doelstelling en inhoud cultureel van aard in active, receptieve en/of passieve zin.
      • Activiteiten waarbij sprake is van een actieve deelname vanuit de deelnemers hebben een hogere prioriteit dan de activiteiten in de beide andere categorieën.
        • Dit geldt met name als er, bv. vanwege financiële krapte binnen de CFC-begroting, nadere afwegingen moeten worden gemaakt t.a.v. de prioritering.
    • Mag niet primair gericht zijn op het verwerven van inkomsten door de organisatoren van de activiteit waarvoor door het CFC een bijdrage wordt verstrekt.
      • Activiteiten die primair worden opgezet om inkomsten te genereren door de organisator(en) komen niet in aanmerking voor een CFC-bijdrage. Daartoe behoren o.m. exposities waarbij geëxposeerde werken ter verkoop worden aangeboden, en voorstellingen en concerten waarbij sprake is van de verkoop van geluid- en beelddragers e.d.
  2. Onderdelen activiteitenplan/begroting en inhoudelijk en financieel verslag
    • De basis voor het verkrijgen van een CFC-bijdrage wordt gevormd, binnen de 3 fasen van bijdrageverlening, door de volgende documenten:
      • Aanvraag tot bijdrageverlening:
        • Activiteitenplan
        • Begroting
      • Aanvraag tot bijdragevaststelling:
        • Inhoudelijk verslag
        • Financiële verantwoording
    • Indeling en inhoud van het inhoudelijk verslag moeten zijn gekoppeld aan het activiteitenplan
    • Indeling en posten van de financiële verantwoording moeten gekoppeld zijn aan de bij de aanvraag ingediende begroting.
  3.  Rechtmatig – doelmatig – doeltreffend
    • Het CFC is er aan gehouden de aan haar beschikbaar gestelde financiële middelen rechtmatig, doelmatig en doeltreffend te besteden.
    • Datzelfde geldt onverkort voor de besteding van de door het CFC aan aanvragers van een CFC-bijdrage beschikbaar gestelde financiële middelen.
      • Rechtmatig:
        • de aanvragen tot bijdrageverlening en -vaststelling moeten voldoen aan de door het CFC gestelde eisen (criteria).
        • De besteding van de door het CFC beschikbaar gestelde financiële middelen door de aanvragers moet gebeuren volgens de door het CFC gestelde criteria.
        • Tot de standaardcriteria behoort dat als de aanvrager zich, om welke reden dan ook, genoodzaakt ziet af te wijken van het activiteitenplan en/of de begroting, het CFC hierover ‘onverwijld’ (direct en per e-mail) moet worden geïnformeerd.
          • Het ‘melden’ betekent, in beginsel, niet dat dit het CFC het recht geeft om de verleende bijdrage in te trekken. De aanvrager is en blijft zelf verantwoordelijk  voor de wijze waarop een activiteit wordt gerealiseerd.
        • Het CFC heeft altijd het recht een bijdrage in te trekken, bv. als significant wordt afgeweken van wat is opgenomen in het activiteitenplan en/of de begroting.
      • Doelmatig:
        • Doelmatig betekent dat de door het CFC beschikbaar gestelde financiële middelen ‘sober en doelmatig’ moeten worden ingezet. Dat betekent bv. dat uitgaven die niet direct zijn gekoppeld aan het realiseren van het doel van de activiteit niet in aanmerking komen voor een bijdrage.
        • Als die uitgaven een significant deel uitmaken van de begroting/afrekening wordt/worden dat onderdeel/die onderdelen buiten de begroting/afrekening gesteld.
      • Doeltreffend: het realiseren van het doel van de activiteit moet centraal staan.
      • Tot een sobere realisatie wordt gerekend dat een vrijwilliger wel in aanmerking kan komen voor een vergoeding van werkelijk gemaakte kosten maar niet voor een vrijwilligersvergoeding, uitgezonderd een vergoeding van € 5,00 per uur, mits geen onkostenvergoeding wordt verstrekt.
      • Een uitzondering op het hierboven gestelde is van toepassing als een vrijwilliger die daartoe aantoonbaar gekwalificeerd is de plaats inneemt van een professional.
      • De fictieve kosten, in euro’s opgenomen op de begroting, die zijn verbonden aan de inzet van hierboven genoemde vrijwilligers, moeten voor eenzelfde bedrag aan de batenkant worden opgenomen (saldo € 0,00).
  4. Redelijke verhouding aard en omvang activiteit t.o.v. aantal deelnemers
    • Tot het doelmatig en doeltreffend inzetten van de financiële middelen behoort de afweging of de inzet daarvan ‘redelijk’ is.
    • Een enkel voorbeeld waarbij er, in beginsel, geen sprake is van een doelmatige inzet van de CFC-bijdrage:
      • € 30,00 aan PR-kosten per bezoeker (gratis toegang)
      • € 20,00 per kopen van een boek (kostprijs > € 40,00)
      • € 20,00 per bezoeker aan een expositie (gratis toegang)
  5. Redelijke verhouding aard en omvang activiteit t.o.v. inzet van professionals
    • Zowel binnen het activiteitenplan en de begroting enerzijds, en het inhoudelijk verslag en de financiële verantwoording anderzijds, moeten aard en omvang van de professionele (bege)leiding van de activiteiten in een redelijke verhouding staan tot de aard, omvang en kwaliteit van de activiteit, de kwaliteiten van diegenen die daaraan meewerken en het bereik (aantal deelnemers, bezoekers, de oplage etc.). Het één en anner ter beoordeling door het bestuur van het CFC.
      • de noodzakelijkheid van de aard en omvang van de inzet van professionals moet worden aangetoond.
  6. Redelijke verhouding culturele elementen en overheadkosten
    • Binnen de begroting en de financiële verantwoording moet sprake zijn van een redelijke verhouding tussen ‘direct aan de culturele elementen gerelateerde kosten’ en de overige (‘overhead’) kosten.
    • Vuistregel:
      • 66% direct presentatie-gerelateerde kosten t.o.v. 34% niet direct presentatie-gerelateerde kosten
      • Dat impliceert dat maximaal 34% binnen de begroting én de financiële verantwoording gerelateerd mag zijn aan management, organisatie, niet activiteit-gerelateerde huisvesting, website, algemene PR, etc.
      • Indien er sprake is van een hoger percentage aan niet presentatie-gerelateerde kosten wordt voor het bepalen van de hoogte van de bijdrage het bedrag genomen dat direct gerelateerd is aan de presentatie-gerelateerde kosten.
  7. Inzicht in de prestaties
    • Zowel in de aanvraag tot verlening als in de aanvraag tot vaststelling moet inzicht worden gegeven in respectievelijk de beoogde en, via registratie, de gerealiseerde doelstellingen (aantallen deelnemers, bezoekers, verkocht aantal media, etc.)
      • Het betreft het aantal deelnemers aan een activiteit, het aantal bezoekers, het aantal verkochte kaarten en boeken e.d., het bereik van de beoogde doelgroep, etc.